Deze onderdelen doorloop je voor aanvang van de workshop. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je deelnemers de juiste verwachtingen hebben; in de juiste mood zijn en begrijpen waarom de tijd die ze investeren nuttig is.

Handleiding

Een persoon die de meeting gaat organiseren wilt zich natuurlijk goed voorbereiden. Deze persoon krijgt een link naar deze handleiding. Hierin staat stapsgewijs hoe je deze workshop kan geven. Als jij dat zelf bent, dan ben je op de goede plek.

Waarom een Ethische Bijsluiter?

Als het goed is ben je gevraagd een workshop te geven door een projectmanager. Met de projectmanager samen bespreek je de workshop en de verwachte doelen. Maak hier riant van te voren een afspraak voor. 
 

Benadruk iig het volgende;

• Het werk zal door het team verzet moeten worden; je bent geen externe ethische commissie
• De workshop werkt alleen als iedereen zich veilig voelt om vrijuit te spreken en ook kritiek te leveren. Als er veel spanningen zijn in een team, dan moeten die eerst opgelost.
• Een workshop werkt beter als de groep divers is; nodig ook collega's uit andere teams of externen uit die betrokken zijn bij het project; zij zullen onverwachte en waardevolle inzichten meebrengen.
• Deze workshop en het werk dat er uit volgt zal tijd kosten. Maar het is een investering die zich terugverdiend in de kwaliteit van het werk dat geleverd wordt.
• De tijd die er voor staat is de tijd die er voor staat. Als dat te veel tijd is, dan is de projectmanager niet op zoek naar een werkelijke ethische weging.

Uitnodiging

Een bijeenkomst begint bij een simpele uitnodiging. Daarin staat beknopt waarom deze bijeenkomst voor hen belangrijk is en wat er van ze wordt verwacht. Het is handig om in de uitnodiging te referen aan het Tada-manifest en de ‘verklaring over digitale rechten en beginselen voor iedereen in de EU’ van de Europese Commissie. Wij gebruiken deze samen en de waarden staan als ‘Evaluatie Criteria’ onder de materialen opgesomd. Je kan ook deze laatste lijst als samenvatting meesturen.

Er word van de genodigden gevraagd om te bevestigen of ze beschikbaar zijn. Voor het kiezen van een moment werk je samen de met de projectmanager. Bedenk dat de meeste mensen het scherpst zijn in de ochtend.

Wie nodig je uit?

Deelnemers zijn teamgenoten of mensen die over verschillende teams verspreid aan het project werken. Het is belangrijk dat elke deelnemer iets wezenlijks kan bijdragen aan de workshop. Nodig geen mensen uit om beleefd te zijn. Deelnemers doen mee omdat hun kennis in het project belangrijk is. Daarnaast is het belangrijk om te zorgen voor een veilige omgeving waarin de deelnemers vrijuit hun mening kunnen delen. Als er spanningen in een team zijn, of als er grote machtsverschillen zijn, dan moet dat opgelost, uitgesproken of vermeden worden.

Bevestiging

Deelnemers krijgen een bevestiging van de meeting. Hierin wordt een datum, tijdstip en locatie vermeld. Ze krijgen kort een uitleg over wat ze te wachten staat en of ze iets moeten voorbereiden. Er is ook een link aanwezig met meer informatie.

Notulist

De voorbereider regelt samen met de projectmanager een notulist. Deze documenteert de gesprekken in een template tijdens de workshop. De template geeft ook richting aan de workshop dus ook degene die de workshop geeft moet kennis hebben genomen van het template. Idealitair is de notulist iemand uit het team. Eventueel kan deze ook de rol van waardebewaker (zie onder punt 3 van ‘De weg’) nemen.

Download hier hier het notulen template

Faciliteiten

Regel een ruimte met:

• Voldoende ruimte; met een beetje geluk kunnen mensen rondlopen tijdens de workshop. Lopen en bewegen bevordert creatief denken.
• Alle faciliteiten die nodig zijn: whiteboard, flipover en een beamer als je een presentatie wilt houden.
• Bedenk van te voren of de workshop zo lang gaat duren dat je lunch moet regelen voor de deelnemers.
• Regel in ieder geval koffie/thee/sap en iets (gezonds) om te snacken.

Poster

Tijdens de workshop kan je gebruik maken van een poster om aantekeningen op te maken. Het idee is dat de deelnemers deze poster meenemen aan het einde van de workshop en gebruiken om veranderingen aan hun Ethische Bijsluiter op bij te houden.

De poster kan hier hier downloaden.

Ontvangst & Introductie

Neem de tijd om mensen te ontvangen. Zeker als het buitenstaanders zijn is een persoonlijke ontvangst belangrijk om gelijk een toon van vertrouwen, herkenning en veiligheid te scheppen.

Als iedereen zit neem dan de tijd om het doel van de workshop te te lichten:

• Waarom ze zijn uitgenodigd.
• Wat er op de agenda staat.
• Wat we hopen te hebben bereikt aan het einde van de workshop

Wie is er?

Het is fijn om te weten wie er allemaal mee doen. Laat de deelnemers zich introduceren en vraag vanuit welke rol ze meedoen. Je kan dit op een flip-over of whiteboard noteren. Door dit vast te leggen is het duidelijk welke mensen een bijdrage leveren aan het uiteindelijke resultaat. Ook kan je noteren als er mensen of rollen missen.

Een presentatie.

Je kan, eventueel samen met de projectleider, een introductie houden op Tada en ethiek. Een standaard Slidedeck kan je hier vinden.

3.3 De Morele Kans

De Morele kans gaat er over wat de morele fundament onder het project. Het is voor de deelnemers relevant om goed te begrijpen waarom dit project bestaat en waar we het vandaag wel, en ook juist niet, over gaan hebben. Hierbij is het ook belangrijk om de grenzen van onze mogelijkheden aan te geven; waar gaan we wel en waar gaan we juist niet over?

Projectbeschrijving

Een projectbeschrijving is al gedeeld met de deelnemers in de uitnodiging en de bevestiging. Er wordt gevraagd of alle deelnemers het een heldere omschrijving vinden of verduidelijking en toelichting nodig hebben.

Deze beschrijving kan dan ook van te voren in de Notulen template worden ingevuld.

Maar waarom dan?!

Ook met een mooie accurate projectomschrijving blijft de reden van een project soms onduidelijk. Mensen zitten te veel in de materie, of zijn zich niet bewust van vooraannames. Onderzoek de vooraannames door hier expliciet naar te vragen. 

Wij zijn er als ambtenaren om de rechten en het welzijn van alle burgers van Amsterdam te dienen. In de morele kans dien je aan te geven hoe dit project daaraan bijdraagt. Van welke Amsterdammers worden welke rechten bevordert? Hoe komt dat hun welzijn te goede?

Het kan helpen om vijf keer 'waarom' te vragen aan de projectmanager. Dan kom je er achter wat de morele kans van het project is: de reden van bestaan; een antwoord op de grote vraag "waarom doen we dit?"

Voorbeelden:

• "Dit project dient om Amsterdammers met een achterstand beter te helpen"
• "Met dit project maken we de overheid toegankelijker en transparanter voor Amsterdammers met een immigratie achtergrond"
• "Ons project zorgt voor verhoogde mobiliteit bij mensen in de buitenwijken"

let op: in deze voorbeelden zie je, als je goed leest, nog enkele morele aannames verscholen. In een workshop wil je daar scherp op zijn en wellicht nog twee of driemaal de waarom vraag stellen.

Bespreek of iedereen het eens is met het uiteindelijke antwoord op de laatste waarom vraag of dat er nog vooraannames onbesproken zijn. Noteer de uiteindelijke reden als de ‘Morele Kans’ van het project op de poster zodat er de rest van de workshop naar gewezen kan worden.

Welke bijwerkingen kan het project hebben?

Wat zijn de risico's? Voor rechten en belangen? Geef de aanwezigen de gelegenheid om eerst voor zichzelf hierover na te denken. Mogelijke risico's kunnen ze op post-its schrijven.

Laat ze samen, of in groepjes van max. 5 personen, de mogelijke risico's van hun project vervolgens groeperen. De post-its die hetzelfde risico beschrijven worden bij elkaar gelegd.

Uit de verschillende clusters van post-its distilleren de aanwezigen de risico's. Deze worden op de poster genoteerd.  

In geval van dilemma:

Als er fundamentele dilemma's worden blootgelegd, dan moet er een moreel beraad worden gehouden. Dat is echter een apart soort workshop en kan bij Bureau Integriteit worden aangevraagd.

Tada waarden

De eerste reeks risico's kan je alvast proberen te groepen aan de hand van de Tada waarden. Je kan na de eerste ronde mensen ook expclitiet verzoeken om met de Tada waarden in het achterhoofd naar het eigen project te kijken. Hiermee komen vaak nog wat risico's bovendrijven die in de eerste ronde gemist waren.

Wat zijn acties om risico's te voorkomen?

Nu herhalen we dezelfde vorm met post-it om mogelijke oplossingen voor deze risico's te formuleren. Dus eerst ieder voor zich, dan sorteren in kleine groepjes en uiteindelijk gezamenlijk op de poster noteren. 

nb. mocht er veel onduidelijkheid/discussie/onenigheid zijn, dan kan je ook postits op de poster plakken; dat voelt wat minder definitief dan er op schrijven.

Voor de risico's waar geen oplossing voor is: als we ze niet kunnen voorkomen, hoe kunnen we dan mogelijke bijwerkingen minimaliseren?

Het minimaliseren van de bijwerkingen kan je vervolgens ook vertalen in acties.

 

3.4 Waardenweger

Het is tijd om de waarden die we van belang achten te wegen: versterken of schaden we de waarden? Hierbij maken we gebruik van de ‘spider graph’.

Welke waarden doen er toe?

Voor ons werk voor de stad hanteren we een breed scala aan waarden en kaders om ons handelen te sturen. Maar ervaring leert dat in projecten met een grote digitale of data-component een paar specifieke waarden sneller onder druk staan dan anderen. Deze waarden worden expliciet benoemd in het Tada-manifest dat omarmt is door de coalitie van ‘18-’22 en sindsdien onderdeel is van beleid. Daarnaast is er de ‘verklaring over digitale rechten en beginselen voor iedereen in de EU’ van de Europese Commissie die een, deels overlappende, lijst waarden heeft opgesteld. Wij gebruiken deze samen en de waarden staan als ‘Evaluatie Criteria’ onder de materialen opgesomd.  

Neem samen met de aanwezigen de lijst met waarden door. Daarna kan je vragen welke waarden zij relevant achten voor dit project en hoe ze vinden dat hun project scoort.

Dit onderdeel kan behoorlijk wat discussie opleveren. Zeker als je er op aandringt bij de aanwezigen dat ze uiteindelijk in consensus voor elke waarde een score moeten bepalen: onvoldoende, voldoende, goed. 

Geef hun score aan door een rode stip te plakken op de poster.

Waar moet er echt een goede afweging worden gemaakt?

Aan de hand van de discussie die ontstaat kan het zijn dat er nieuwe risico's worden bedacht voor de Morele Kans en dat er dus nieuwe acties moeten worden geformuleerd. Het is niet erg om dan weer even een stap terug te gaan en die toe te voegen. 

De Score

De score die het team zichzelf geeft dient om publiekelijk gedeeld te worden. Deze zal dan, samen met de notulen gepubliceerd worden zodat er context aan de spider graph kan worden gegeven. 

In de volgende sessie kan het team de stippen verplaatsen naar gelang ze acties hebben uitgevoerd hebben die hun score op de verschillende waarden hebben beïnvloed. 

 

3.5 Publicatie en vervolg

Zorg voor tijd voor reflectie aan het einde van de workshop. Kijk gezamenlijk naar de Morele Kans op de poster, de acties die geformuleerd zijn en de score op de waardenweger. 

 

Kijk daarna ook samen naar de doelen die aan het begin van de workshop door de deelnemers genoemd zijn en loop ze samen met de deelnemers af of ze behaald zijn.

Afsluiting

Zodra alle workshop modules zijn voltooid besluiten de deelnemers samen de volgende stappen:

 

• Wanneer gaat de waardebewaker acties opnemen in de plannen?
• Wanneer is de het volgende evaluatie moment? Probeer direct een volgende datum vast te leggen. Bij voorkeur binnen een half jaar.
• Of ze nog feedback kunnen leveren.
• Waar ze terecht kunnen voor vragen.
• Wie is het aanspreekpunt voor dit project voor externen die vragen hebben?

Resultaat intern delen

De notulen, op basis van het notulen template  wordt naar het team gemailt. Het team checkt het document of het een juiste weerslag is van de workshop. Eventueel commentaar wordt door de notulist verwerkt.

 

De waardebewaker distilleert concrete acties uit het verslag. Hoe concreter hoe beter. Deze moeten een plek gaan krijgen in de planning voor de komende maanden. De waardebewaker overlegd hiervoor met de projectleider en betrokken teamleden wanneer zijn tijd hebben voor het uitvoeren van de acties.

 

Een kopie van het uiteindelijke verslag en een foto van de poster kan de waardebewaker uploaden naar de tamtam-pagina van de ‘Ethische Bijsluiter’.

Resultaat extern delen

Het resultaat wordt op de Tada tamtam pagina gepubliceerd zodat deze inzichtelijk is voor alle collega's. Zodra dit is gebeurt worden de deelnemers hiervan op de hoogte gebracht. Collega's kunnen hierop reageren via een specifieke projectpagina op de Tada tamtam pagina.

Zodra er voldoende Ethische bijsluiters verzameld zijn wordt er in overleg met team openbaarheid en andere betrokkenen gekeken hoe we de resultaten openbaar kunnen publiceren.